销毁小知识与注意事项拓展：

  在销毁文件之前要考虑的最重要的因素是其保留周期的长度;在法律上，公司负责所有文件的保留计划。不同的文档有不同的保留周期。例如，银行的报表应该保存2年，而员工申请表需要永久保存。

如果你担心你的公司没有足够的专业知识或时间来进行完整的审计程序，以确定你的文件保留周期，那么考虑使用记录管理公司。一个专业的记录管理服务将能够全面审核你的所有文件，确保你的公司在法律参数范围内是符合要求的。

跟踪记录的年龄是生命周期记录管理的一个重要部分。如果文件超过了保留计划中规定的推荐期限，则必须处理这些文件。

安全分解是销毁包含敏感信息的文档的最佳方法。永远不要把机密的商业文件丢进垃圾箱。不仅要粉碎确保机密信息不泄露的最佳方式，它也比简单地把文件扔进一个普通的废纸篓更好。

贵公司的一些最机密的信息很可能被数字化存储。不幸的是，现在你不能仅仅相信“删除”按钮就能有效地完成任务。删除所有数据的硬盘，或者使用一个覆盖数据的程序，这样它就不能被检索，这是可以考虑的选项。然而，上述两种方法都存在人为错误的风险，破坏错误的文件可能会有令人痛苦的影响。